目前,智能交通在我国主要应用于三大领域:
- 1、公路交通信息化,包括高速公路建设、省级国道公路建设公路交通领域
- 目前热点的项目主要集中在公路收费,其中又以软件为主。公路收费项目分为两部分,联网收费软件和计重收费系统。此外,联网不停车收费(IETC)是未来高速公路收费的主要方式。 2、城市道路交通管理服务信息化
- 兼容和整合是城市道路交通管理服务信息化的主要问题,因此,综合性的信息平台成为这一领域的应用热点。除了城市交通综合信息平台,一些纵向的比较有前景的应用有智能信号控制系统、电子警察、车载导航系统等。 3、城市公交信息化
- 目前国内的公交系统信息化应用还比较落后,智能公交调度系统在国内基本处于空白阶段,也是集成商可以重点发展的领域。在地域分布上,国内的各大城市特别是南方沿海地区对于智能交通的发展都非常重视。 二、ITS项目应用PMIS的必要性
对于大多数ITS从业企业而言,行业内竞争的加剧、项目要求的提高、在建项目数量的增长、成本费用的压力、公司规模的迅速扩大,无不对管理提出了更高的要求。,因此,选择适合自身的企业管理模式及应用符合管理需要的管理软件并制定合适的实施策略,也就成为企业进行规模化运营、跨越式发展的必由之路。。
经过笔者对北京瑞华赢科技发展有限公司、中兴智能交通(无锡)有限公司、北京公科飞达交通工程发展有限公司等多家ITS企业的需求调研分析,项目管理中都存在以下管理上的业务难点。
(一)主合同清单与采购过程难以贯通
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在实际的业务过程中,主合同清单由业主方给出,ITS企业依据主合同清单进行投标报价并以此清单为项目范围,但主合同清单会存在以下几类问题:
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主合同清单中设备并非标准件,需要采购零部件进行组装后才能交付;
主合同清单只要求了主要技术参数或品牌,并未指定具体的设备;
主合同清单没有统一的标准,同一个设备,在不同的清单上名称完全不同; - 正是由于以上的种种问题,导致与业主方沟通的主合同清单,和内部物流供应链上所使用的采购清单,不能进行对应,并由此衍生出一系列的管理难题。
如何多项目合并需求集中采购?
如何在多个项目上跟踪同一设备的使用情况?
如何从主合同清单的角度查看采购进度?
(二)OA软件难以实现协同办公
OA软件,本来是要实现办公自动化的系统,对于行政办公:收文、发文、通知、新闻公告、印章、车辆、办公用品等事务的管理,还能胜任,但在复杂的项目业务流程面前,却显得无能为力。
- 一张标准的业务单据,所有的内容都需发起人一一填写,效率低下;
- 审批人在审批过程中,无法查看相关联的业务数据作为决策支持;
- 审批过程中无法实现报警提示和限制提醒;
- 审批之后的业务数据,无法自动进入统计报表,还需人工进行报表更新。
(三)变更导致一片混乱
不确定性是项目管理的一大特点,特别是ITS项目,变更更是频繁,而且变更的形式也原因多于其他项目。
- 正式变更与预变更
业主方出具正式变更文件的变更;
业主方还未出具正式变更文件,但需求先进行施工或采购;
预变更转为正式变更。 - 金额变更或者清单变更
- 主合同总价有增或有减,但主合同清单未变化;
- 主合同总价未变化,主合同清单有增或有减
- 主合同总价和主合同清单均有变化。
- 主合同清单变更与采购清单的关联变更
主合同清单的变更,导致原采购清单的设备需要变更;
采购清单中的设备由于停产、价格、技术等原因导致变更,引起主合同清单的变更。
(四)总部与项目现场业务沟通困难
项目类型多、项目分布广、沟通汇报机制的缺失,导致总部领导、各职能部门与项目部之间的沟通,只能依靠电话、传真和邮件来进行,极大的影响了总部对项目部状况的掌握,也影响了PMO、采购部、财务部等各部门与项目部之间的正常业务协同。
以采购申请为例:项目部通过邮件将申购清单发送给采购部,采购部核对无误之后向供应商下达采购订单,并由供应商将设备发送至指定的位置。看似简单的流程,在实际工作中就出现了种种的麻烦:
- 项目部提交的采购清单太过模糊,如何确定采购哪个设备?
项目部如何追踪清单的采购进度和预计到货日期?
如果是多次申请并且分批次发货,项目现场依据什么进行验收入库?
采购部如何才能了解项目现场的入库情况?
(五)成本控制缺乏有效手段
设备材料、劳务分包、管理费用及人员工资奖金是ITS项目主要的成本构成,其中又以设备材料为重中之重,很多企业由于缺乏有效的成本控制手段,基本处于秋后算账的状态。
ITS项目上,设备主要是IT类的设备,种类多、品牌多、供应商多、代理商多、价格变动快,如何降低采购成本,是一个很大的问题。
ITS公司在项目上一般只派遣项目经理和技术人员,因此为数不多的土建施工或者设备安装类的工作,都交由劳务分包单位完成,如何很好的管理劳务分包的工程量清单,如何管理劳务分包完成的工程量结算,也是管理中的重点。
ITS项目在异地施工的过程中,差旅费、房租、水电、招待、车辆、零星采购都需要从公司预支备用金,再按月进行报销,没有计划的备用金支出、没有计划的报销、备用金挪用都是导致费用超支的原因。
(六)经营分析无从下手
多组织、多种类型的项目、复杂的项目管理过程、复杂的成本构成导致不同的统计口径,是汇总企业经营数据的难点。不能汇总统计实际完成的合同额、采购金额和费用金额,自然不能与年度的指标值进行对比分析,指标完成率、利润率等更无从说起。
实施PMIS对于ITS企业,不论从基础业务的梳理规范,还是从领导的决策分析,都具有重要意义:
- 信息化建设可以促进公司持续、健康、快速发展;
- 有助于实现管理方式由粗放型向集约型的转变;
- 节约项目成本,提高项目利润率;
- 信息化可以规范流程,提升企业管理水平,提高各部门工作效率;
- 可以提高各级人员的管理素养;
- 有助于提高资金流、信息流、物流和知识流的流动速度,从而大大提高决策的效率性、科学性。
三、PM2系统的主要功能和特点
(一)主要功能
“一个平台、两大系统”是对PM2系统主要功能的概括
- 1、一个平台
建设统一的项目管理信息化标准体系,统一的流程、标准、规则和内控标准;
建设统一的数据操作平台,所有的用户在同一个工作环境下开展工作,建立统一的信息沟通平台;
建设统一的数据分析和监控平台,为领导决策提供实时、准确、全面的数据,满足不同层次管理者的需求。
- 两大系统
(1)、项目管理信息系统
综合项目管理系统主要以项目执行数据和合同执行数据做支持,使业务管理人员能够及时掌握项目各项业务动态:进度、供应链、成本、合同、资金、质量、费用、CRM、人力资源等,并在此基础上进行分析、控制,从而提高业务管理水平,提升项目绩效。
(2)、经营管理与决策信息系统
一方面将企业的经营指标分解下达到相关的部门或者个人,另一方面,自动将项目执行的数据:销售合同额、收款额、利润率等与绩效指标进行对比。经营和决策支持信息系统主要以项目管理信息系统数据为支持,使办公自动化与业务数据无缝连接,使企业领导根据自身权限进行决策,并可穿透查询决策支持数据。
(二)应用特点
- 按照角色岗位职责定制操作界面
由于各项目干系人在项目管理中所处的角色、层级不同,他们关注的信息的内容、角度、颗粒度也差别很大。PM2项目管理系统提供的“我的工作室”功能,就是让每个用户进入系统时,就仿佛到了自己的办公室,看到的内容都是自己最关心的业务内容;最常用的操作菜单已经摆放在首页;并且将待处理的业务推送到用户名气。通过此功能,可以为每个项目管理参与者营造一个度身定制的办公空间。
- 智能预警机制
动态预警机制,突出监督时效,针对工程项目管理工作周期长、范围广多、任务重的客观情况,系统在业务处理过程中,增加了智能预警机制,对于即将到来的待办工作、待付款项、重大任务、成本超支等工作,设定临界值并根据判断自动报警,体现管理的时效性。
- 完备的数据授权机制
为满足集团—分公司—项目部三级管控,PM2系统设置了多种授权机制:系统管理员分级、组织机构权限、角色权限、菜单权限、数据类型权限、数据权限……,从而实现组织级、项目级、具体功能级和文件数据级别的安全控制。
- 报表格式自定义
采用功能强大的fastreport报表控件,允许客户自行设计、修改以及输出报表
- 贴近中国项目管理的业务流程设计和操作方法
“三边工程”、“未签合同先施工”、“未提计划先采购”等一系列问题,是国内工程项目管理中常见的问题,正是这些充满“中国特色”的业务,导致国外用的很好的软件在中国“水土不服”。因此,PM2一方面遵循PMBOK的管理理念,另一方面从国情出发,开发出既体现项目管理思想,又贴近客户需求的产品。